【板橋区施設の制限】コロナによって延期になった会議の予約変更をしてきた話

皆さんこんにちは、高島平の板橋区議会議員内田けんいちろうです。東京都は4月12日から5月11日まで「まん延防止等重点措置」を適用することとなりました。

これを受け、板橋区の各種施設でも、まん延防止等重点措置の実施期間において利用時間の制限など施設利用に関する対応をすることとなりました。

私も、ある団体の文化会館での会議がリアル開催中止となった為、キャンセルの手続きに行ったのですが、その際に手続きのコツがあったので本日はそれをお伝えします。

毎月行われる会議や、延期の場合はこの手順をおすすめします！

コロナで予約をキャンセルする場合

数日前、文化会館から電話があり「まん延防止等重点措置により時短となりましたが・・・ご予約どうしますか？」といった内容のお知らせがありました。

私が予約をしていた団体の会議も、リアルでの開催を中止することとなっていたために「キャンセルに伺おうと思っています」と伝えたところ、

・文化会館にて返金のお手続きをしてください

・期間申請受付は令和3年4月15日（木）から令和3年5月11日（火）

・利用承諾書をご持参ください

と言われました。（注：上記画像は文化会館の予約ではありませんが、参考までに記しています）

文化会館の対応詳細については、ご予約の方によってご事情が異なると思いますのでこちらからご確認ください。

また、他の板橋区内にある施設の予約をされている方は、概ね同じような手順になるかと思いますが、以下からご確認いただき、手続きをしてください。

実は、この団体の会議ですが３月、４月、５月と立て続けに流れていました。そのため、３月、４月の会場についても今回同様に、施設から連絡があり、当該月のキャンセル手続きを経て返金してもらい、再度翌月の予約を入れて・・・と行っていました。

それが通常のやり方だと思っていたのですが・・・

窓口にて、会場の予約をキャンセルしたいのですが…とこれまで同様お伝えし、特に考えもせずに「あと同じ内容で予約もしたいんですが…」と伝えると、「わかりました、変更手続きいたしますね！」とあっさりと手続きが終了。

これまでキャンセル手続きをおこない、現金を受け取り。新たに申込書を記入して、さっき受け取った現金を渡して…とやっていた作業が、一度のサインで済んでしまいました。

これまでネットで仮予約をしてから本予約の手続きをしていたので、改めて窓口で申し出ることがなかったのですが、同内容であれば予約変更で対応が可能だということでした。

そして、通常「利用困難な場合、1回に限り、利用承認した内容で別日に振り替えることが出来る」というルールがありますが、これは、「一度キャンセルをして返金し、新たに予約を取り直したものとして扱う」ということで、この1回には含まれないそうです。

毎月会場を予約している団体等、同じ内容で新たに予約を取り直す場合は返金ではなく、変更のお申し出をする方がスムーズでおすすめです。

これから手続きをされる方は参考になさってください。